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离职的公司高管为何可以依据来历不明的电子账册,向公司主张报销款?
发文单位:    文号:    发文日期:2024-03-18
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【案情介绍】

周某系A公司的法定代表人、高管,在企业经营过程中多次自行垫付各项经营费用,但一直未领取报销款项。此前A公司以公司名义曾归还案外人款项,而该笔款项因A公司会计错误的记载在周某个人名下,作为周某的支出。后A公司清算后提起诉讼,要求周某返还上述款项,并形成另案民间借贷之诉。该案审结后,确认上述支出款1088663.6元并非A公司债务而是周某的个人债务,由此在A公司账面产生对周某的应付款项,周某遂依据其私下所掌握A公司电子账册,主张因终审法院已确认上述借款1088663.6元计在其个人名下后,按照A公司的电子会计账簿中所记载的科目进行相互抵后,A公司将会形成对其的应付款项858383.64元,该应付款的性质为报销款项,故要求公司返还。A公司则认为,周某提供的所谓的A公司电子账页无盖章、无落款,且复制电子账册系非法之举,该证据来源不具有合法性,周某利用其曾经的高管地位、前公司财务系其亲戚之便,非法复制公司的财务账册,不能被法院作为证据采纳。


【审判结果】                      

一审判决A公司于本判决生效后10日内给付周某款项186214.96元及利息。

A公司不服,提起上诉。

二审驳回上诉,维持原判。


【裁判说理】

周某提出的差额计算的平账方式符合会计恒等式与复式记账法原理,逻辑允恰。因原始纸质会计账簿及入账凭证的时间跨度已逾十余年,财务账簿及系统的交接也并不平稳,A公司也尚未自行清算完毕,相应的财务信息难以一一考证,法院考虑到周某作为原法定代表人及总经理后又为清算组成员,其掌握相应的电算化财务信息并不违背商业惯例,且该电子账册的制作人,虽为周某亲属但长期担任公司财务亦为清算组成员,而该电子账册使用的系符合财政部规范的第三方财务系统软件形成,符合《中华人民共和国会计法》第十三条所述电子核算的形式要件,相应会计记账具有连续性、系统性、平稳性、一定的独立性,科目之间试算平衡、借贷对等,该账册的造假难度及代价明显高于本案的诉讼收益,且经法院随机审计抽样,与A公司所提供的原始凭证的入账并无明显出入,不足以触发感染条款以至于推翻该电子账页的全部会计处理,故以此作本案核算依据


【法官评析】

本案最大的争议为:来源与合法性不明的电子账册是否可以作为定案证据?一审与二审均认为,民事诉讼领域非法证据排除的实质性标准为,在侵害他人合法权益或违背公序良俗层面需达到严重的程度,以此体现违法性所损害的利益与诉讼所保护的利益之间的平衡。本案中,电子账册的取得并未严重侵害A公司或其他人的合法权益,所以并不因来源瑕疵而直接排除该证据材料。考虑到本案的诉讼标的金额,当事人为了本案诉讼,伪造长达十几年之久的电子账册,显然是不合常理的,因为不仅造假难度、成本极大,而且获得的诉讼收益远远低于付出的代价。所以在审计不能、又无其他证据的情况下,法院基于证据优势原则与成本效益原则的原理,采纳了高管所提供的该份电子账册作为定案的主要证据。

从公司的角度来看,随着电算化的普及,公司对于电子账册的管理也应达到与纸质账册同样的重视程度,不能仅仅认为电子账簿只是翻阅方便而忽视其法律意义。公司应当制定章程,正确规范管理电子账册生成的系统环境、记录指令、操作规范以及储存管理。对于查阅、复制数据做到股东联名会签、留痕备案、适当的批准与监控等流程,在保证电子账簿客观准确合法的情况下,充分保障信息隐私,以免因随意读取和复制导致数据外泄,由此带来其他商业风险和数据安全风险。


本案援引法律条款:

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第八十五条 人民法院应当以证据能够证明的案件事实为根据依法作出裁判。审判人员应当依照法定程序,全面、客观地审核证据,依据法律的规定,遵循法官职业道德,运用逻辑推理和日常生活经验,对证据有无证明力和证明力大小独立进行判断,并公开判断的理由和结果。

《中华人民共和国会计法》第十三条 会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料,必须符合国家统一的会计制度的规定。使用电子计算机进行会计核算的,其软件及其生成的会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料,也必须符合国家统一的会计制度的规定。任何单位和个人不得伪造、变造会计凭证、会计帐簿及其他会计资料,不得提供虚假的财务会计报告。


——来源:2024年3月18日,江苏法院网


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